Cara Menangani Kebocoran dan Kehilangan Pada Toko Retail

Penanganan Kehilangan pada Toko Retail.pdf

Read more »

Contoh Audit Program Giro/Cek Opname

AUDIT PROGRAM GIRO/CEK OPNAME

A. Tujuan

1. Untuk memastikan bahwa jumlah fisik dan nominal giro/cek sudah sesuai dengan pencatatan.
2. Untuk memastikan bahwa pembayaran dengan giro/cek, jatuh temponya sudah wajar (sesuai/tidak mundur terlalu jauh dengan tanggal jatuh tempo faktur).
3. Untuk memastikan bahwa angka nominal yang tertera pada giro/cek sudah sesuai dengan nominal terbilangnya serta tidak terdapat penebalan pada giro/cek. Setiap kesalahan penulisan sudah dicoret dan diberi paraf oleh pihak pembayar giro/cek.
4. Untuk memastikan bahwa giro/cek tersebut sudah diisi oleh outlet ditujukan ke PT. Vhalasentha Mandiri
5. Untuk memastikan bahwa fisik giro/cek sudah ditandatangani oleh pihak yang melakukan pembayaran.
6. Untuk memastikan bahwa penyimpanan giro oleh Kasir sudah urut sesuai tanggal jatuh tempo.
7. Untuk memastikan bahwa giro sudah dicairkan sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang tertera.

B. Dokumen

1. Daftar Giro Belum Cair
2. Daftar Invoice Belum Lunas

C. Prosedur Pemeriksaan

1. Print Daftar Giro Belum Cair dan Daftar Invoice Belum Lunas dari system.
2. Cek fisik giro/cek yang ada, pastikan bahwa jumlah dan nominal giro/cek sudah sesuai dengan Daftar Giro Belum Cair.
3. Bandingkan tanggal jatuh tempo giro/cek dengan tanggal jatuh tempo faktur apakah sudah wajar (tanggal jatuh temponya sesuai/tidak mundur terlampau jauh).
4. Periksa apakah angka nominal yang tertera pada giro/cek sudah sesuai dengan nominal terbilangnya dan tidak terdapat penebalan pada giro/cek. Apabila terdapat kesalahan penulisan, sudah dicoret dan diberi paraf oleh pihak pembayar giro/cek.
5. Periksa bahwa nama pihak pencair sudah ditulis pada giro/cek, yaitu kepada PT. Vhalasentha Mandiri.
6. Periksa apakah fisik giro/cek sudah ditandatangani oleh pihak yang melakukan pembayaran.
7. Periksa penyimpanan giro/cek oleh Kasir, pastikan bahwa penyimpannya sudah urut sesuai dengan tanggal jatuh tempo giro/cek.
8. Periksa ketepatan pencairan giro/cek sesuai dengan tanggal jatuh temponya. Jika terdapat giro/cek yang sudah jatuh tempo tetapi belum dicairkan, tanyakan alasannya.

D. Simpulan

1. Apakah jumlah fisik dan nominal giro sudah sesuai dengan pencatatan pada system?
2. Apakah pembayaran dengan giro/cek, jatuh temponya sudah wajar?
3. Apakah angka nominal yang tertera pada cek/giro sudah sesuai dengan nominal terbilangnya? Apakah terdapat penebalan tulisan pada fisik giro/cek
4. Apakah giro sudah ditujukan kepada PT. Vhalasentha Mandiri?
5. Apakah fisik giro/cek sudah ditandatangani oleh pelanggan?
6. Apakah penyimpanan fisik giro/cek sudah urut sesuai dengan tanggal jatuh temponya?
7. Apakah pencairan giro/cek sudah tepat waktu (sesuai dengan tanggal jatuh temponya)?

Read more »

Contoh Audit Program Retur Penjualan

AUDIT PROGRAM RETUR PENJUALAN

A. Tujuan

1. Untuk memastikan bahwa retur dari outlet benar dan tidak fiktif.
2. Untuk memastikan bahwa retur tersebut bukan berasal dari aktivitas push order/order fiktif oleh tim sales/marketing.
3. Untuk memastikan bahwa Tanda Terima Barang Retur yang terbit telah dilengkapi dengan tanda terima retur dan Bukti Retur Barang lengkap dengan tanda tangan (dan stempel) outlet.
4. Untuk memastikan bahwa proses retur sejak barang diterima dari outlet sampai dengan penyelesaian ke outlet, jangka waktunya sudah wajar.

B. Dokumen

1. Laporan Retur Penjualan
2. Tanda Terima Barang Retur
3. Bukti Retur Barang
4. Kartu Gudang

C. Prosedur Pemeriksaan

1. Print Laporan Retur Penjualan per periode.
2. Bandingkan kesesuaian antara Laporan Retur Penjualan dengan Tanda Terima Barang Retur yang ada.
3. Pastikan bahwa Tanda Terima Barang Retur yang terbit telah dilengkapi dengan Bukti Retur Barang dari pelanggan dan telah disetujui oleh pejabat yang berwenang.
4. Pastikan bahwa retur penjualan yang telah diproses, barangnya telah masuk ke Gudang dan dicatat dalam Kartu Gudang.
5. Telusuri proses retur yang terjadi, sejak barang diterima dari outlet sampai dengan proses penyelesaiannya ke outlet. Hitung berapa lama jangka waktunya.
6. Apabila ada indikasi retur fiktif atau retur yang diakibatkan karena order fiktif dan push order. Segera lakukan verifikasi langsung ke outlet.

D. Simpulan

1. Apakah proses retur sudah berjalan dengan baik di Cabang, dokumennya lengkap, dan jangka waktunya sudah wajar?
2. Apakah retur penjualan tersebut dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya?
3. Apakah retur yang telah diproses, barangnya telah masuk ke Gudang dan dicatat dalam Kartu Gudang?
4. Apakah retur penjualan yang telah diproses telah dilengkapi dengan Bukti Retur Barang yang disetujui oleh pejabat berwenang?

Read more »

Contoh Audit Program Piutang Terlambat

Audit program merupakan kumpulan dari prosedur audit yang akan dijalankan dan dibuat secara tertulis. 

Tujuan audit program adalah untuk membantu auditor dalam memberikan perintah kepada asisten mengenai pekerjaan yang harus dilaksanakan. Audit program harus mencantumkam :

1. Tujuan pemeriksaan 
2. Audit prosedur yang harus dijalankan 
3. Kesimpulan pemeriksaan 

Berikut ini saya akan memberikan contoh dalam pembuatan audit program dalam pemeriksaan piutang terlambat. Semoga dapat bermanfaat.

AUDIT PROGRAM PIUTANG TERLAMBAT


A. Tujuan

1. Untuk memastikan bahwa A/R overdue Cabang sudah sesuai dengan KPI yang ditetapkan. 
2. Untuk memastikan bahwa bagian Faktur dan Manager Finance mengetahui alasan piutang terlambat dan sudah dilakukan follow up atas piutang-piutang tersebut. 
3. Untuk memastikan bahwa proses penagihan oleh Kolektor atas outlet-outlet tersebut sudah dilaksanakan sesuai jadwal dan kontinuitasnya terjaga. 
4. Untuk memastikan bahwa piutang-piutang terlambat tersebut timbul bukan disebabkan karena kesalahan analisis pada saat order diloloskan. 
5. Untuk memastikan bahwa piutang-piutang tersebut tidak disebabkan adanya tindak kecurangan personel Cabang (order fiktif, penggelapan tagihan, dsb). 

B. Dokumen

1. Daftar Invoice Belum Lunas 
2. Daftar Invoice Belum Lunas Sudah Jatuh Tempo 
3. Rekap Piutang by Outlet 
4. Kartu Piutang Outlet 
5. Form Konfirmasi Piutang 

C. Prosedur Pemeriksaan

1. Print Daftar Invoice Belum Lunas Sudah Jatuh Tempo. 
2. Bandingkan dengan Daftar Invoice Belum Lunas all, hitung persentase A/R overdue-nya. Pastikan sudah sesuai KPI yang ditetapkan. 
3. Cross check ke bagian Faktur untuk memastikan alasan faktur-faktur tersebut belum lunas, kontinuitas penagihan, dan follow up yang telah dilakukan. 
4. Untuk pelanggan yang nilai overduenya besar, periksa apakah melebihi plafon kredit yang telah ditetapkan dan cek pejabat yang menyetujui pelolosannya. 
5. Untuk pelanggan yang nilai overduenya besar, pastikan bahwa pesanan berikutnya dipending/tidak diloloskan. 
6. Periksa konsistensi Faktur dalam melakukan Konfirmasi Piutang yang tercatat dalam form Konfirmasi Piutang. 
7. Lanjutkan dengan Faktur Opname 
8. Lakukan konfirmasi piutang ke pelanggan jika ditemukan indikasi penyimpangan/kasus atau pelanggan bermasalah. 

D. Simpulan

1. Apakah persentase A/R overdue Cabang sudah wajar dan sesuai KPI yang ditetapkan 
2. Apakah Faktur mengetahui dengan pasti alasan faktur-faktur tersebut belum lunas? Apakah penagihan dan follow up ke pelanggan tersebut telah dilakukan secara kontinu? 
3. Apakah terdapat pelanggaran Cabang dalam pelolosan order sehingga mengakibatkan timbulnya A/R overdue? 
4. Apakah konfirmasi piutang telah dilakukan oleh Faktur secara konsisten dan dicatat dalam form Konfirmasi Piutang? 
5. Apakah terdapat indikasi penyimpangan/kasus yang terjadi, pelanggan bermasalah/bangkrut/kabur?

Read more »

Contoh Audit Program Faktur Batal/Revisi

AUDIT PROGRAM FAKTUR BATAL/REVISI

A.Tujuan:

1. Untuk memastikan bahwa proses pembatalan/revisi faktur telah sesuai dengan ketentuan. 
2. Untuk memastikan alasan penyebab terjadinya faktur batal/revisi, dan alasan tersebut telah dicatat dan dapat dipertanggungjawabkan. 
3. Untuk memastikan kewajaran jumlah faktur batal di Cabang. 

B. Dokumen

1. Laporan Faktur Batal 
2. Arsip faktur batal 
3. Kartu Gudang 

C. Prosedur Pemeriksaan

1. Print Laporan Faktur Batal per periode dari sistem. 
2. Bandingkan jumlah faktur batal dengan total jumlah faktur tercetak per periode. Hitung persentasenya. 
3. Pastikan bahwa fisik faktur batal seluruhnya telah diarsip oleh Sales Admin, lengkap dengan stempel dan alasan batal yang ditandatangani oleh bagian Gudang, Ekspedisi, dan Kepala Admin penjualan. 
4. Pastikan bahwa faktur yang dibatalkan/direvisi sebelum faktur diserahterimakan ke Gudang, barang tidak keluar dari Gudang; dan faktur yang dibatalkan/direvisi setelah pengiriman barang, fisik barang telah masuk ke Gudang. 
5. Pastikan kewajaran alasan faktur batal. 
6. Pastikan untuk faktur revisi telah dilampiri dengan faktur sebelumnya. 

D. Simpulan

1. Apakah proses pembatalan/revisi sudah dijalankan sesuai ketentuan? 
2. Apakah fisik faktur batal telah diarsip oleh Sales Admin secara lengkap? 
3. Apakah alasan pembatalan tersebut dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya? 
4. Apakah faktur batal/revisi yang telah diproses, barangnya telah masuk ke Gudang dan dicatat dalam Kartu Gudang?

Read more »

Contoh Audit Program Sales Verifikasi

AUDIT PROGRAM SALES VERIFIKASI

A. Tujuan

1. Untuk memastikan bahwa nama outlet yang tertera di faktur benar-benar ada dan alamatnya telah sesuai. 
2. Untuk memastikan bahwa faktur yang tercetak benar-benar pesanan outlet dan tidak fiktif. 
3. Untuk memastikan bahwa kondisi harga, diskon, bonus, dan TOP telah sesuai dengan realitas di lapangan. 
4. Untuk memastikan bahwa kunjungan Salesman ke outlet benar-benar dilakukan. 

B. Dokumen

1. Copy faktur 
2. Copy Surat Pesanan 
3. Daftar Kunjungan Salesman 
4. Laporan Penjualan 
5. Daftar Invoice Belum Lunas

C. Prosedur Pemeriksaan

1. Berdasarkan data Laporan Penjualan/Daftar Invoice Belum Lunas, minta copy faktur dan copy surat pesanan ke bagian Sales Admin. 
2. Minta Daftar Kunjungan Salesman ke Sales Supervisor. 
3. Lakukan kunjungan langsung ke outlet, konfirmasi kebenaran pesanan yang tercetak pada faktur, termasuk kesesuaian TOP, harga, diskon, dan bonus.Cross check kesesuaian kunjungan Salesman ke outlet sesuai dengan hari/tanggal kunjungan yang tertera pada Daftar Kunjungan Salesman. 

D. Simpulan

1. Apakah pesanan yang tertera pada faktur benar-benar pesanan outlet dan tidak fiktif? 
2. Apakah kondisi TOP, harga, diskon, dan bonus telah sesuai dengan realitas di lapangan? 
3. Apakah Daftar Kunjungan Salesman telah sesuai dengan realisasi kunjungan Salesman ke outlet sesuai dengan hari dan tanggal yang tertera?

Read more »

Contoh Audit Program Penjualan

AUDIT PROGRAM PENJUALAN

A. Tujuan

1. Untuk memastikan bahwa faktur yang tercetak sudah ditandatangani oleh operator komputer dan Administrasi Sales, serta diberi stempel PT. VMB. 
2. Untuk memastikan bahwa faktur yang tercetak sudah dilengkapi dengan surat pesanan. 
3. Untuk memastikan bahwa pemberian TOP faktur sudah wajar. 
4. Untuk memastikan bahwa diskon dan bonus yang diberikan ke pelanggan sudah sesuai ketentuan. 

B. Dokumen

1. Laporan Penjualan 
2. Sales by Outlet 
3. DPC 

C. Prosedur Pemeriksaan

1. Print Laporan Penjualan dan Laporan Sales by Outlet per tanggal dari System. 
2. Periksa bahwa kondisi diskon dan bonus sudah sesuai ketentuan. Untuk diskon tambahan pastikan dilengkapi dengan DPC yang disetujui oleh pejabat yang berwenang. 
3. Random pemeriksaan atas faktur yang tercetak, pastikan sudah ditandatangani operator komputer dan SAS, serta diberi stempel PT. VMB. 
4. Periksa secara random kelengkapan surat pesanan dari outlet. Pastikan bahwa tanda tangan dan stempel outlet di surat pesanan sudah lengkap. 
5. Lakukan analisis terhadap pesanan pelanggan dan pastikan bahwa pesanan tersebut wajar, tidak ada indikasi push order berlebih/order fiktif, pesanan sesuai kebiasaan pengambilan pelanggan dan growth-nya wajar, serta untuk pesanan di medio dan end-month closing. 
6. Periksa secara random bahwa TOP yang tercetak pada faktur sudah wajar/sesuai dengan TOP yang biasa diberikan ke pelanggan. 

D. Simpulan

1. Apakah penjualan outlet sudah wajar dan tidak ada indikasi push order berlebihan/ order fiktif? 
2. Apakah faktur yang dicetak sudah valid dan dilengkapi dengan surat pesanan? 
3. Apakah kondisi penjualan (TOP, diskon, dan bonus) yang diberikan sudah sesuai dengan ketentuan? 

Read more »

Contoh Audit Program Untuk Opname Faktur

AUDIT PROGRAM FAKTUR OPNAME

A. Tujuan

1. Untuk memastikan bahwa fisik faktur/kontra bon sudah sesuai dengan Daftar Invoice Belum Lunas. 
2. Untuk memastikan bahwa fisik faktur/kontra bon sudah disimpan oleh bagian Inkaso sesuai dengan tanggal jatuh tempo faktur/jadwal pembayaran outlet. 
3. Untuk memastikan bahwa setiap faktur yang ditagih sudah tercatat dalam Daftar Tagihan Harian. 
4. Untuk memastikan bahwa fisik kontra bon (tanda terima tukar faktur) sudah diberi cap emboss. 

B. Dokumen

1. Daftar Invoice Belum Lunas 
2. Daftar Tagihan Harian 
3. Faktur/Kontra Bon 
4. Laporan Pelunasan 
5. Bukti-bukti pemotongan tagihan (Bukti Retur Barang, bukti CN, kuitansi potongan program promosi) 

C. Prosedur Pemeriksaan

1. Print Daftar Invoice Belum Lunas dari program. 
2. Lakukan perbandingan data antara Daftar Invoice Belum Lunas dengan fisik faktur/kontra bon yang ada dan Daftar Tagihan Harian. 
3. Periksa kelengkapan fisik faktur, apakah sudah ditandatangani (dan distempel) oleh pelanggan. Untuk pesanan obat keras sudah dilengkapi dengan SP yang ditandatangani oleh Apoteker Penanggung jawab Apotek/Direktur RS. 
4. Periksa kelengkapan kontra bon (tanda terima tukar faktur), pastikan sudah diemboss oleh bagian Inkaso. 
5. Apabila terdapat selisih, pastikan alasannya dapat dipertanggung jawabkan dan dilengkapi dengan bukti-bukti. Misalnya alasan retur harus ada Bukti Retur Barang, alasan sedang ditagih harus ada Daftar Tagihan Harian, alasan potong CN harus ada bukti pemotongan CN yang telah divalidasi, alasan potongan program harus ada kuitansi potongan program promosi dari pelanggan yang sudah divalidasi. 
6. Apabila diperlukan dan ada indikasi penyimpangan/kecurangan, segera lakukan konfirmasi piutang ke pelanggan. 

D. Simpulan

1. Apakah jumlah fisik faktur/kontra bon sudah sesuai dengan Daftar Piutang Belum Lunas? 
2. Apakah terdapat selisih faktur/kontra bon yang tidak dapat dipertanggungjawabkan? 
3. Apakah terdapat faktur yang tidak dilengkapi tanda tangan (dan stempel) pelanggan? 
4. Apakah terdapat indikasi penyimpangan/kasus yang terjadi? 

Read more »

Audit Program Untuk Bagian Pembelian (Purchasing)

AUDIT PROGRAM BAGIAN PEMBELIAN

Tujuan:

• Untuk memastikan bahwa semua TDP (Transaksi Dalam Penyelesaian) sudah dicatat didalam buku monitoring TDP dan penyelesaian TDP tidak ada yang umurnya lebih dari 1 bulan. 
• Untuk memastikan bahwa stock barang digudang tidak ada yang dibawah minimum stock dan over stock. 
• Untuk memastikan semua PO (Purchase Order) ke supplier tidak ada yang diatas 3 bulan dan memastikan apabila ada PO diatas 3 bulan, bagian purchasing mengetahui alasan kenapa PO belum bisa dipenuhi oleh pihak supplier dan memastikan bagian purchasing sudah mencari supplier lain untuk memenuhi barang yang dibutuhkan. 
• Untuk memastikan setiap perubahan harga dari pihak supplier bagian purchasing sudah membandingkan dengan harga 3 supplier yang lain. 

Dokumen

• Buku Monitoring TDP 
• Data minimum stock manual PPIC 
• Saldo akhir stock barang digudang 
• PO Outstanding 
• Data Perubahan harga dari Supplier 

Prosedur Pemeriksaan

• Minta data monitoring TDP 
• Hitung total TDP yang belum diselesaikan di Accounting, dan lakukan opname fisik uang yang belum dipergunakan dan opname bon-bon yang belum dipertanggungjawabkan ke akunting. 
• Pastikan semua pengeluaran (Pembelanjaan) yang dilakukan wajar. 
• Print Data saldo akhir barang 6 bulan terakhir dari program Axis dan hitung jumlah barang masuk dan barang keluar setiap bulannya dan bandingkan dengan jumlah minimum stock yang ditetapkan oleh bagian PPIC, apabila jumlah minimum stock yang ditentukan dibawah stock akhir dan sebaliknya pastikan alasan dari bagian PPIC terhadap hal tersebut. 
• Print Data PO Outstanding dari pihak program AXIS, dan lakukan opname PO yang Outstanding, pastikan apabila ada PO yang mempunyai umur lebih dari 3 bulan pastikan alasannya kenapa belum terkirim, serta bagian Purchasing telah mencari supplier lain untuk memenuhi kebutuhan produksi. 
• Minta Data kenaikan harga dari bagian Purchasing dan akunting, bandingkan daftar perubahan harga tersebut. 
• Apabila ditemukan perbedaan harus minta penjelasan dari pihak purchasing, serta setiap ada kenaikan harga minta penawaran harga dari supplier minimum 3 supplier. 
• Bandingkan dengan Purchase Order, apakah bagian purchasing melakukan pemesanan dari supplier dengan harga yang paling rendah, apabila tidak minta alasan dari pihak purchasing dan lakukan konfirmasi ke supplier tersebut. 

Simpulan

• Apakah fisik uang TDP sudah sesuai dengan pencatatan pada Laporan Harian TDP?
• Apakah setiap pengeluaran uang sudah dilengkapi dengan bukti-bukti yang memadai dan dapat dipertanggungjawabkan kewajarannya?
• Apakah ada penyalahgunaan pemakaian uang TDP?
• Apakah ada barang yang slow moving yang menumpuk di gudang?
• Apakah ada barang yang selalu kosong di gudang dan belum dilakukan peng-ngorderan?
• Apakah ada perbedaan harga pembelian dengan harga pasar yang berlaku?

Read more »