Audit Program Untuk Bagian Pembelian (Purchasing)

AUDIT PROGRAM BAGIAN PEMBELIAN

Tujuan:

• Untuk memastikan bahwa semua TDP (Transaksi Dalam Penyelesaian) sudah dicatat didalam buku monitoring TDP dan penyelesaian TDP tidak ada yang umurnya lebih dari 1 bulan. 
• Untuk memastikan bahwa stock barang digudang tidak ada yang dibawah minimum stock dan over stock. 
• Untuk memastikan semua PO (Purchase Order) ke supplier tidak ada yang diatas 3 bulan dan memastikan apabila ada PO diatas 3 bulan, bagian purchasing mengetahui alasan kenapa PO belum bisa dipenuhi oleh pihak supplier dan memastikan bagian purchasing sudah mencari supplier lain untuk memenuhi barang yang dibutuhkan. 
• Untuk memastikan setiap perubahan harga dari pihak supplier bagian purchasing sudah membandingkan dengan harga 3 supplier yang lain. 

Dokumen

• Buku Monitoring TDP 
• Data minimum stock manual PPIC 
• Saldo akhir stock barang digudang 
• PO Outstanding 
• Data Perubahan harga dari Supplier 

Prosedur Pemeriksaan

• Minta data monitoring TDP 
• Hitung total TDP yang belum diselesaikan di Accounting, dan lakukan opname fisik uang yang belum dipergunakan dan opname bon-bon yang belum dipertanggungjawabkan ke akunting. 
• Pastikan semua pengeluaran (Pembelanjaan) yang dilakukan wajar. 
• Print Data saldo akhir barang 6 bulan terakhir dari program Axis dan hitung jumlah barang masuk dan barang keluar setiap bulannya dan bandingkan dengan jumlah minimum stock yang ditetapkan oleh bagian PPIC, apabila jumlah minimum stock yang ditentukan dibawah stock akhir dan sebaliknya pastikan alasan dari bagian PPIC terhadap hal tersebut. 
• Print Data PO Outstanding dari pihak program AXIS, dan lakukan opname PO yang Outstanding, pastikan apabila ada PO yang mempunyai umur lebih dari 3 bulan pastikan alasannya kenapa belum terkirim, serta bagian Purchasing telah mencari supplier lain untuk memenuhi kebutuhan produksi. 
• Minta Data kenaikan harga dari bagian Purchasing dan akunting, bandingkan daftar perubahan harga tersebut. 
• Apabila ditemukan perbedaan harus minta penjelasan dari pihak purchasing, serta setiap ada kenaikan harga minta penawaran harga dari supplier minimum 3 supplier. 
• Bandingkan dengan Purchase Order, apakah bagian purchasing melakukan pemesanan dari supplier dengan harga yang paling rendah, apabila tidak minta alasan dari pihak purchasing dan lakukan konfirmasi ke supplier tersebut. 

Simpulan

• Apakah fisik uang TDP sudah sesuai dengan pencatatan pada Laporan Harian TDP?
• Apakah setiap pengeluaran uang sudah dilengkapi dengan bukti-bukti yang memadai dan dapat dipertanggungjawabkan kewajarannya?
• Apakah ada penyalahgunaan pemakaian uang TDP?
• Apakah ada barang yang slow moving yang menumpuk di gudang?
• Apakah ada barang yang selalu kosong di gudang dan belum dilakukan peng-ngorderan?
• Apakah ada perbedaan harga pembelian dengan harga pasar yang berlaku?