Contoh Audit Program Pengiriman Barang dan Service Level Pengiriman

AUDIT PROGRAM PENGIRIMAN BARANG, FAKTUR KEMBALI & SERVICE LEVEL

A. Tujuan:

1. Untuk memastikan bahwa seluruh faktur yang tercetak dan masuk dalam Laporan Penjualan sudah tercetak pada Buku Ekspedisi Faktur. 
2. Untuk memastikan bahwa serah terima faktur antara bagian Sales Admin dengan bagian Ekspedisi sudah berjalan dengan baik. 
3. Untuk memastikan bahwa pesanan outlet terkirim tepat waktu, dan faktur-faktur kredit telah kembali ke bagian Ekspedisi untuk diserahterimakan kembali ke Sales Admin dan kemudian ke Inkaso untuk proses penagihan. 
4. Untuk memastikan bahwa faktur COD sudah lunas dan uangnya telah disetorkan ke Kasir. 

B. Dokumen

1. Laporan Penjualan 
2. Daftar Invoice Belum Lunas Tunai 
3. Buku Ekspedisi Faktur – Ekspedisi vs Admin Penjualan 
4. Buku Ekspedisi Faktur – Admin Penjualan vs Bagian Faktur 
5. Buku Loper/Driver 

C. Prosedur Pemeriksaan

1. Print Laporan Penjualan per periode. 
2. Bandingkan antara Laporan Penjualan per tanggal dengan Buku Ekspedisi Faktur, apakah sudah sesuai. 
3. Periksa apakah semua pesanan yang difakturkan telah terkirim ke outlet tepat waktu (maksimum 1 x 24 jam untuk pelanggan dalam kota, dan maksimum 2 x 24 jam untuk pelanggan luar kota). 
4. Jika terdapat pengiriman yang belum terkirim pastikan alasannya, apakah karena pelanggan tutup, pengiriman dengan jadwal tertentu, pengiriman via Ekspedisi luar, atau karena faktur batal/revisi. Cross check dengan Buku Loper/Driver untuk memastikan personel yang mengirimkan faktur tersebut. 
5. Periksa apakah faktur-faktur yang telah kembali, telah diserahterimakan ke bagian Inkaso dan tidak mengendap terlalu lama (lebih dari 24 jam) di bagian Ekspedisi dan Sales Admin Supervisor. 
6. Periksa apakah serah terima faktur antara bagian Ekspedisi dengan Sales Admin Supervisor, maupun Sales Admin Supervisor dengan bagian Bagian Faktur telah berjalan dengan baik dan terdokumentasi lengkap dengan paraf dan tanggal serah terima. 
7. Pastikan bahwa faktur COD sudah dilunasi pada saat barang dikirimkan dan uangnya telah disetorkan ke Kasir oleh Driver/Loper. 

D. Simpulan

1. Apakah seluruh faktur yang tercetak sudah tercetak dalam Buku Ekspedisi Faktur? 
2. Apakah seluruh pesanan outlet sudah dikirimkan tepat waktu? 
3. Apakah serah terima antara bagian Ekspedisi dengan Sales Admin, dan Sales Admin dengan bagian Inkaso sudah dijalankan sesuai ketentuan dan terdokumentasi dengan baik (lengkap paraf dan tanggal serah terimanya)? 
4. Apakah faktur COD sudah dilunasi saat barang dikirimkan dan uangnya telah disetorkan ke Kasir oleh Driver/Loper?