Prosedur Penghitungan Stock Opname

Prosedur Penghitungan Stock Opname

Penghitungan fisik persediaan memiliki 2 tujuan strategis:

• Dari aspek akuntansi keuangan, penghitungan fisik persediaan dilakukan untuk menjamin keakuratan isi laporan keuangan, sehingga nilai persediaan tercermin di dalam Neraca. Dalam hal ini stock opname persedian biasanya dilakukan pada akhir tahun buku.
• Dari aspek akuntansi manajemen, penghitungan fisik persediaan dilakukan untuk tujuan pengendalian cost dan biaya (cost control), agar cost terkait dengan persediaan teralokasi dengan benar, sehingga harga jual per unit barang bisa dihitung secara akurat. Untuk maksud ini, jika penghitungan fisik hanya dilakukan di akhir tahun buku, maka manajemen tidak memiliki kesempatan untuk melakukan langkah-langkah pencegahan karena bagaimanapun juga sudah terjadi.

PENGHITUNGAN FISIK/STOCK OPNAME

Berikut adalah langkah-langkahnya yang perlu diperhatikan dalam melakukan stock opname barang persediaan:

1. Sebelum melakukan penghitungan fisik barang di gudang. Periksa dan pastikan semua transaksi persediaan seperti surat jalan dan retur barang sudah diinput ke system. Apabila ditemukan masih ada data yang belum diinput maka secara diselesaikan sebelum dilakukan penarikan data dari sistem. Setelah semua transaksi diinput ke sistem, maka dilakukan penarikan data stock dari sistem yang meliputi master stock dan kartu stock.
2. Kumpulkan semua team penghitung untuk di briefing. Berikan instruksi penghitungan (perhitungan stock opname dilakukan oleh orang yang mengerti produk didampingi oleh team stock opanme yang telah dipilih dari team accounting). Jika gudangnya cukup luas, mungkin perlu memberikan mereka peta gudang, agar mereka tahu di mana letak rak yang harus mereka hitung, masing-masing. Khusus untuk menghitung barang yang ada di rak bagian atas, pastinya perlu forklift, tugaskan orang-orang yang sudah berpengalaman melakukan itu.
3. Ingatkan supervisor team penghitung agar dia mengawasi proses penghitungan dengan baik. Jika ada anggota teamnya yang sudah selesai menghitung barang yang ada di raknya, supervisor perlu menugaskan mereka untuk menghitung rak lainnya yang belum ada penghitungnya. Jika menemukan barang rusak/kedaluarsa, mereka harus menyisihkan barang tersebut untuk diletakkan di rak khusus dan tag-nya diisi tanda “RUSAK/KEDALUARSA”, serta mencatat jumlah barang yang rusak tersebut.
4. Serahkan tag kepada coordinator team TAG. Selanjutnya coordinator ini membagikan tag kepada masing-masing anggota team penghitung untuk diisi saat mereka melakukan penghitungan fisik. Jika ada anggota team penghitung yang kehabisan tag, team tag harus segera memberikan tag tambahan yang diperlukan. Tugas team tag lainnya adalah memastikan tidak ada tag yang hilang. Jika sampai hilang, mereka harus telusuri dan cari tahu penyebabnya.
5. Untuk setiap blok rak yang selesai dihitung, petugas penghitung mengembalikan tag yang telah diisi data penghitungan fisik kepada team tag. Team tag mencocokan tag kembali tersebut dengan daftar tag yang didistribusikan di awal proses. Jika sudah di sesuai, tag diserahkan ke team data entry. Jika ada perbedaan, maka harus didiskusikan dengan supervisor team penghitung, untuk dicari tahu apa penyebabnya. Jika ada tag kembali bertanda “RUSAK/KEDALUARSA”, maka tanda itu diberi stabile agar team data entry langsung lihat.
6. Kelompok pertama team data entry menjumlahkan setiap angka yang ada di tag (yang diterima dari team tag), sehingga tiap satu tag berisi hanya satu angka total quantity dengan satu kode barang. Kelompok kedua team data entry memasukan angka yang ada di masing-masing tag ke dalam computer. Tag yang ada tanda “rusak/kedaluarsa” di isi keterangan yang sama saat melakukan input ke dalam komputer. Setelah semua tag kembali dan selesai diinput ke dalam komputer, maka team data entry melakukan sorting (pengurutan/indeksasi) data per kode barang, hasilnya dibandingkan dengan data asli yang ada di system. Jika ada variance (selisih), maka harus disesuiakan antara kartu stock manual gudang dengan kartu stock gudang sistem apabila antara kartu stock manual gudang sesuai dengan kartu stock sistem maka harus dilakukan perhitungan real fisik, sedangkan apabila antara kartu stock sistem dengan kartu stock manual gudang tidak sesuia maka team stock opaname untuk dicari tahu apa penyebabnya, dimana selisih terjadi. Keterangan “rusak/kedaluarsa” juga dijadikan satu kelompok data dalam sebuah laporan.
7. Di akhir proses akan terlihat apakah data persediaan di system SAMA dengan data hasil penghitungan fisik atau TIDAK. Jika setelah dilakukan penghitungan ulang variance masih tetap ada, itu artinya ada barang hilang. Dan tugas anda hanya sebatas menemukan perbedaan itu, tak lebih. Jika ada internal auditor yang ikut menyaksikan proses stock opname, minta pendapatnya, terutama sekali untuk variance (perbedaan) yang timbul, tetapi tidak bersifat wajib. (Note: biasanya, data variance itu akan ditindaklanjuti oleh internal auditor untuk investigasi lebih lanjut, tentunya setelah didiskusi dengan audit comitee jika ada atau langsung ke Diriktur Utama.
8. Data variance akhir, barang rusak dan kedaluarsa, diserahkan ke Warehouse Manager, untuk ditandatangani sebagai tanda persetujuan atas vaiance tersebut. Jika dia keberatan, maka dia bisa melakukan penghitungan sendiri, tentunya dengan disaksikan oleh internal auditor.
9. Serahkan semua data stock opname ke atasan direktur keuangan. Minta approval dan instruksi lebih lanjut mengenai apa yang harus dilakukan atas data variance, barang rusak dan barang kedaluarsa yang ditemukan.

Selanjutnya tinggal menunggu instruksi lebih lanjut mengenai variance, barang rusak dan barang kedaluarsa yang ditemukan selama proses stock opname apakah dibuatkan inventory adjustment, Apakah barang rusak dan kedaluarsa di write-off? Atasan lah yang harus memutuskan hal itu. Tentu atasan pasti tahu bahwa dari aspek standar akuntansi, barang seperti itu harus di write-off. Hanya saja, anda tidak boleh melakukan itu tanpa persetujuan. Mengenai sangsi atas variance, barang rusak dan barang kedaluarsa, biasanya menjadi keputusan manajemen level atas.